Функциональные возможности программы ДокУчет для автосервиса
зарегистрироваться в докучет
В программе реализован удобный механизм учета клиентов и автомобилей. При первичном обращении заполняются сведения о клиенте и авто,
которые навсегда сохраняются в программе. При последующих обращениях достаточно выбрать из списка нужного контрагента и вся информация загрузится автоматически.
Кроме информации по клиенту и автомобилю в базе учета можно посмотреть всю историю обращений и выполненных работ.
Клиенты в программе делятся на:
- Покупатель (клиент для проведения ремонтных работ)
- Поставщик с наценкой (поставщик запчастей, оборудования и инструментов)
- Физическое лицо (любой человек)
- Юридическое лицо (организация или индивидуальный предприниматель)
Для расчета зарплаты в СТО, ДокУчет предлагает заполнить процент от работ автослесарю. При заполнении % исполнителю начисляется
заработная плата. В любой момент можно сформировать отчет Зарплата за период в котором выйдет список оплаченных работ и сумма
вознаграждения исполнителю. Данный отчет позволяет прозрачную
систему оплаты труда, при которой работник видит все выполненные работы и доверяет работодателю.
Функционал бесплатной версии ПО для автосервиса ДокУчет включает несколько отчетов:
- Остатки - формирует список остатков товара на складе по заданным фильтрам на выбранную дату
- Наряд-Заказы - отчет по клиентам, сумме работ, запчастей и дате документа
- Реализация - отчет по продажам автозапчастей, сумме прибыли, себестоимость и продажа за период.
- Движение товара - отображает всю историю операций по выбранному товару от поступления до продажи.
- Зарплата - формирует список оплаченных работ и процент исполнителю
- Плановая запись - отчет по предварительной записи в автосервис в виде календаря с сортировкой по времени и датам
- Поступление - отображает приход товара на склад от поставщиков за выбранный период
- Расчеты с поставщиками - формирует задолженность автосервиса перед поставщиком при схеме поступление запчастей "Под реализацию"
При учете автозапчастей существует возможность добавления неограниченного количества товаров и складов. Движение остатков
формируется документами:
- Поступление товара – документ увеличивает остатки товара на складе и устанавливает цену продажи. Реализован механизм взаиморасчетов с поставщиками товаров "Под реализацию".
- Реализация товара – документ предусмотрен для продажи автозапчастей покупателю "со стороны",т.е. без оформления заказ наряда и проведения ремонтных работ.
- Списание товара – уменьшает остатки на складе по причине брака, утраты или списания на собственные нужды.
- Перемещение товара – позволяет перемещать остатки по складам.
- Наряд заказ – реализация запчастей при проведении ремонта автомобиля.
При открытии отчета по плановым записям мастер видит в какой день есть подходящее время для
приемки автомобиля. Предварительная запись на прием в автосервис создается добавлением новой строки в календарь
с указанием времени, причины обращения,
контактных данных и марки авто.
Если клиенту уже открыт заказ-наряд, но по каким-то причинам работы отсрочены, в каждом заказ наряде есть возможность указать
планируемую дату и время работ с автоматической регистрацией в календаре планируемых работ.
Если заполнена планируемая дата работ, тогда клиент при сканирование QR кода заказ-наряда увидит эту информацию в открывшейся форме НЗ.
Многопользовательский режим ДокУчет позволяет одновременно работать неограниченному количеству сотрудников, с разделением прав по функциональным обязанностям. В типовом варианте предусмотрено 4 роли:
- Мастер - вносит данные по клиенту, открывает наряды, вносит работы и исполнителей.
- Кладовщик - ведет складской учет, добавляет запчасти в наряды
- Кассир - после готовности наряд заказа, принимает оплату, меняет статус наряда на оплаченный, распечатывает документы.
- Полные права (администратор) - может проводить любые действия в программе в том числе отменять оплату и возвращать наряд заказ на доработку. Управляет настройками программы, правами пользователей, формированием любых отчетов.
Заказ-наряд является основным учетным документом в автосервисе. С помощью Заказ-Наряда фиксируются основные операции в автомастерской.
В бесплатной программе ДокУчет предусмотрено 3 вида Наряд-Заказа:
- Наличный - клиент оплачивает ЗН наличными средствами через кассу
- Безналичный - клиенту выставляется счет на безналичную оплату
- По нормочасам - учет ведется согласно прейскуранта трудоемкости работ
- Приемка - заполняется Акт осмотра автомобиля или Дефектовочная ведомость.
- Ремонт - в Заказ-Наряд добавляются выполненные работы, автозапчасти, исполнители (для расчета ЗП).
- Оплата - после добавления всех работ и запчастей, НЗ оплачивается, переходит в статус закрытый с запретом на редактирование.
Бесплатная программа для автосервиса ДокУчет содержит все необходимые печатные формы документов для правильного
ведения документооборота по Российскому законодательству. Программное обеспечение для автомастерской содержит
следующие автоматически заполняемые формы:
- Приходная накладная - необходима для отражения в учёте поступления материальных ценностей
- Акт осмотра (Заявка на ремонт) - необходим для фиксации обнаруженных дефектов при поступлении в техцентр и описания клиентом причины обращения
- Дефектовочная ведомость - расширенная версия Акта осмотра для более детальной фиксации дефектов при поступлении авто в техцентр
- Наряд-Заказ - печатная форма документа, имеющего значение договора на выполнение работ, оказание услуг и реализации товаров. В бухгалтерском учёте наряд-заказ является одним из видов первичных документов.
- Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу.
- Акт услуги - в этом документе отражаются виды сделки между контрагентами, такие как выполненные работы и предоставленные услуги. Акт выполненных работ и оказанных услуг заполняется в двух экземплярах, подписывается заказчиком и исполнителем, является одним из первичных документов.
- УПД (Счет-фактура) - используется в целях бухгалтерского учета
- Акт - полный перечень услуг и товаров в заказ-наряде
- Расходная накладная - печатается для того, чтобы подтвердить, что товар отпущен покупателю.
- Товарный чек - используется тогда, когда нужно подтвердить факт получения денежных средств и совершения продажи.
- Товарный чек зпч - используется тогда, когда нужно подтвердить факт получения денежных средств и совершения продажи только за товар.
- Списание товаров - необходима для отражения в учёте списания материальных ценностей
В настройках бесплатного ПО для автосервиса ДокУчет заполняются сведения по организации с возможностью загрузки личного логотипа,
который будет отображаться в большинсте печатных форм. Если корректно внести банковские сведения, тогда на счете и наряд-заказе
появится QR код для оплаты онлайн.
Кроме QR кода для оплаты, в каждом Наряд-Заказе формируется индивидуальный QR код, при сканировании которого, клиент может он-лайн контролировать
ход работы, а также понимать стоимость ремонта. Данный функционал значительно повышает лояльность клиента.
Программа учета позволяет настроить списание себестоимости товара 2 способами:
- по методу FIFO (первый пришел - первый ушел)
- по среднему списанию (общая стоимость товара/общее количество товара)
Функционал программы для автосервиса универсален и не ограничен типовым решением. По обращению пользователей мы дорабатываем дополнительные блоки, печатные формы, отчеты и выгрузки.
Софт постоянно совершенствуется и развивается. В ближайшее время планируется интеграция с поставщиками запчастей по всей России. Пользователи ДокУчет смогут искать автозапчасти по выбраным поставщикам
и оформлять доставку не выходя и программы.
